La transformación digital también está llegando a procesos que históricamente han estado asociados al papel, la presencialidad y los tiempos de espera. Hoy, distintos trámites notariales pueden gestionarse incorporando herramientas digitales para la identificación de las personas, la firma de documentos y el seguimiento de cada etapa del proceso.
Uno de los ámbitos donde este cambio se ha hecho especialmente visible es el sector inmobiliario. La necesidad de coordinar a inmobiliarias, compradores, instituciones financieras y notarías ha impulsado durante los últimos años la búsqueda de mecanismos que permitan simplificar procesos que tradicionalmente requerían múltiples intercambios de documentos, correos electrónicos y desplazamientos presenciales.
En ese escenario, Notarisa ya ha gestionado digitalmente más de 45.000 promesas de compraventa, convirtiendo este tipo de documento en uno de los procesos de mayor volumen dentro de su plataforma. A ello se suman más de 520.000 verificaciones de identidad, realizadas mediante herramientas de validación que forman parte de los flujos documentales.
“Durante mucho tiempo se asumió que para realizar un trámite notarial era necesario trasladarse físicamente y trabajar sobre documentos en papel. Hoy la tecnología permite digitalizar gran parte de ese proceso, manteniendo los mecanismos de identificación, seguridad y trazabilidad que requiere este tipo de operaciones”, explica Andrés Salinas, gerente general de Notarisa.
Del documento en papel a un flujo digital
La digitalización de un trámite no consiste únicamente en transformar un documento físico en un archivo PDF. El cambio más relevante está en la posibilidad de integrar en un mismo proceso distintas etapas que antes funcionaban de manera separada.
La gestión documental, la verificación de identidad, la firma electrónica, las notificaciones y el envío de información hacia la notaría pueden formar parte de un mismo flujo. Esto permite que las distintas partes involucradas conozcan el estado del documento y que exista trazabilidad sobre las acciones realizadas durante su tramitación.
En procesos de alto volumen, esta coordinación puede ser especialmente relevante. Una empresa inmobiliaria, por ejemplo, puede gestionar simultáneamente documentos correspondientes a distintos proyectos y compradores, mientras que cada firmante puede avanzar en las etapas que le corresponden sin depender necesariamente de la coordinación manual de correos y documentos.
“El objetivo no es reemplazar el rol de la notaría, sino facilitar la forma en que empresas y personas llegan a ella. Cuando un proceso que antes involucraba correos, impresiones, traslados y seguimiento manual se concentra en un flujo digital, cambia significativamente la manera de administrar la operación”, agrega Andrés.
Más allá de las promesas de compraventa
Aunque las promesas inmobiliarias representan uno de los principales casos de uso, la digitalización se ha ido extendiendo hacia contratos, mandatos, reconocimientos de deuda y otros documentos utilizados por empresas e instituciones.
Actualmente, este tipo de soluciones también se utiliza en sectores como el legal, financiero, bancario, automotriz, agrícola, salud y salmonero, donde existe una necesidad recurrente de gestionar documentos que requieren identificación de los comparecientes, firma y posterior intervención notarial.
La expansión hacia distintas industrias responde también a un cambio en las expectativas de los usuarios. Procesos bancarios, comerciales y administrativos que hace algunos años necesariamente requerían presencialidad hoy se realizan habitualmente a distancia. En ese contexto, los trámites documentales y notariales comienzan a avanzar en la misma dirección.
Identidad y seguridad, parte central del proceso
Uno de los principales desafíos de llevar estos procesos al entorno digital es poder mantener certeza respecto de quién participa en cada operación. Por eso, junto con la firma electrónica, la verificación de identidad se ha convertido en una de las piezas centrales de este tipo de plataformas.
En el caso de Notarisa, los procesos pueden incorporar herramientas de biometría y validación de información de identidad, además de distintos mecanismos de firma electrónica dependiendo de las características de cada documento y de los requerimientos del proceso.
La trazabilidad también permite mantener registro de las distintas etapas por las que pasó un documento, desde su generación y envío a los participantes hasta su firma y posterior gestión con la notaría correspondiente.
“Digitalizar no significa disminuir los controles. Al contrario, uno de los desafíos ha sido precisamente trasladar esos controles al entorno digital y generar evidencia sobre cada una de las etapas que atraviesa un documento”, señala Andrés.
La experiencia acumulada durante los últimos años muestra que digitalizar un trámite notarial ya no es solamente una posibilidad tecnológica, sino una alternativa que comienza a consolidarse en operaciones de alto volumen.
Sectores como el inmobiliario están entre los primeros en acelerar esta transición debido a la cantidad de documentos y actores que participan en una misma operación. Sin embargo, la incorporación de contratos, mandatos y otros instrumentos demuestra que el fenómeno está comenzando a extenderse hacia nuevas industrias.
El desafío hacia adelante será seguir simplificando estos procesos sin perder aquello que resulta esencial en una operación de esta naturaleza: identificar correctamente a quienes participan, mantener la integridad de los documentos y asegurar la trazabilidad de todo el proceso.